POLITYKA WYBORU FIRMY AUDYTORSKIEJ
W „STALPROFIL” S.A.
1. Niniejsza polityka wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania sprawozdań finansowych oraz atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju Stalprofil S.A. została opracowana na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 537/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 roku w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego, uchylające decyzje Komisji 2005/909 WE oraz ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym.
2. Zgodnie ze Statutem STALPROFIL S.A., wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych oraz wyboru firmy audytorskiej do dokonania atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju dokonuje Rada Nadzorcza. Wyboru tego dokonuje na podstawie rekomendacji Komitetu Audytu.
3. Komitet Audytu składa rekomendację dla Rady Nadzorczej, po przeprowadzeniu postępowania ofertowego na badanie sprawozdań finansowych albo przeprowadzeniu postępowania ofertowego na dokonanie atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju albo postępowania dotyczącego badania sprawozdań finansowych i atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju STALPROFIL S.A., przeprowadzonego lub przeprowadzonych zgodnie z „Procedurą wyboru firmy audytorskiej w STALPROFIL S.A.”, przygotowaną przez Komitet Audytu i zatwierdzoną przez Radę Nadzorczą.
4. Rekomendacja Komitetu Audytu dla Rady Nadzorczej zawiera przynajmniej dwie proponowane firmy, najlepsze spośród tych, które złożyły oferty, wraz z uzasadnieniem oraz wskazanie uzasadnionej preferencji Komitetu Audytu wobec jednej z nich. Rekomendacja, Komitetu Audytu powinna zawierać: (a) zapewnienie, że jest ona wolna od wpływów osób trzecich oraz (b) stwierdzenie, czy STALPROFIL S.A. zawierał umowy zawierające klauzule, o których mowa w art. 66 ust. 5 a ustawy o rachunkowości.
5. Jeżeli decyzja Rady Nadzorczej STALPROFIL S.A. odbiega od rekomendacji Komitetu Audytu, wówczas Rada Nadzorcza zobowiązana jest pisemnie uzasadnić przyczyny niezastosowania się do rekomendacji Komitetu Audytu i przekazać uzasadnienie podjętej decyzji Walnemu Zgromadzeniu Akcjonariuszy.
6. Kluczowy biegły rewident nie może przeprowadzać badania ustawowego lub atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju w STALPROFIL S.A. przez okres dłuższy niż 5 lat.
7. Kluczowy biegły rewident może ponownie przeprowadzać badanie ustawowe lub atestację sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju w STALPROFIL S.A., po upływie co najmniej 3 lat od zakończenia ostatniego badania ustawowego lub atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju.
8. Umowa z firmą audytorską dotycząca badania sprawozdań finansowych lub w części dotyczącej badania sprawozdań finansowych może zostać zawarta przez STALPROFIL S.A. na okres nie krótszy niż 2 lata i nie dłuższy niż 5 lat.
PROCEDURA WYBORU FIRMY AUDYTORSKIEJ
W „STALPROFIL” S.A.
1. Odpowiedzialność za przeprowadzenie procesu wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych oraz przeprowadzenie procesu wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju STALPROFIL S.A., ponosi Rada Nadzorcza, a w szczególności działający w jej strukturze Komitet Audytu.
2. Procedura wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych lub do atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju obejmuje 6 etapów:
a) przygotowanie przez Komitet Audytu dokumentacji przetargowej skierowanej do firm audytorskich zainteresowanych złożeniem oferty, zawierającej między innymi przejrzyste i niedyskryminujące kryteria wyboru firmy audytorskiej,
b) publikacja przez STALPROFIL SA zaproszenia do składania ofert na badanie sprawozdań finansowych lub ofert na atestację sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju STALPROFIL S.A.,
c) ocena przez Komitet Audytu ofert złożonych przez firmy audytorskie, zgodnie z określonymi kryteriami wyboru, zawartymi w dokumentacji przetargowej,
d) przygotowanie przez Komitet Audytu sprawozdania zawierającego wnioski z przeprowadzonego ww. postępowania ofertowego,
e) przygotowanie przez Komitet Audytu rekomendacji dla Rady Nadzorczej, zawierającej wskazanie dwóch wyłonionych, najlepszych firm audytorskich z uzasadnieniem tej propozycji oraz wskazanie firmy, którą Komitet Audytu rekomenduje, z uzasadnieniem,
f) podjęcie uchwały przez Radę Nadzorczą w sprawie wyboru firmy audytorskiej.
3. Dokumentacja przetargowa przygotowana przez Komitet Audytu, przy wsparciu Biura Zarządu STALPROFIL S.A., zawiera co najmniej:
a) szczegółowy opis przedmiotu oczekiwanej oferty,
b) wykaz sprawozdań finansowych, które będą podlegały badaniu i przeglądowi z określeniem lat obrotowych lub wykaz sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, które będą podlegać atestacji z określeniem lat obrotowych
c) preferowane terminy rozpoczęcia i zakończenia badania sprawozdań finansowych lub atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju i przekazania raportów i opinii z badania przez firmę audytorską,
d) informacje o STALPROFIL S.A. i jej grupie kapitałowej,
e) stosowane w grupie kapitałowej STALPROFIL S.A. standardy sporządzania sprawozdań finansowych (w przypadku oferty dotyczącej badania sprawozdania finansowego lub oferty dotyczącej badania sprawozdania finansowego i atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju),
f) określenie szczegółowych kryteriów wyboru firmy audytorskiej.
4. W procesie wyboru firmy audytorskiej stosuje się następujące ogólne kryteria:
a) pozycja na rynku usług audytorskich podmiotów przeprowadzających badanie jednostek zainteresowania publicznego, w tym spółek giełdowych,
b) znajomość branży, w której funkcjonuje jednostka dominująca i spółki zależne,
c) oczekiwane wynagrodzenie za badanie sprawozdań finansowych lub atestację sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju wraz z kosztami dodatkowymi,
d) warunki płatności wynagrodzenia,
e) proponowana przez audytora metoda badania,
f) reputacja firmy audytorskiej i potwierdzenie należytej jakości realizowanych usług badania sprawozdań finansowych lub atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju,
g) zakres i wysokość ubezpieczenia firmy audytorskiej.
5. Publikacja przez STALPROFIL S.A. zaproszenia do składania ofert na badanie sprawozdań finansowych lub atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, skierowanego do firm audytorskich, będzie dokonywana w jednym z mediów publicznych oraz na stronie internetowej STALPROFIL S.A. www.stalprofil.com.pl
Zaproszenie to powinno zawierać:
a) wykaz sprawozdań finansowych podlegających badaniu i przeglądowi z określeniem lat obrotowych,
b) wskazanie adresu strony internetowej STALPROFIL S.A., na której zamieszczono informacje o zakresie działalności jednostki dominującej i grupy kapitałowej oraz szczegółowe kryteria wyboru firmy audytorskiej,
c) wykaz dokumentów, które powinny być załączone do sporządzonych ofert,
d) termin składania ofert i adres, na który winny być złożone.
6. Nadesłane przez firmy audytorskie oferty są sprawdzane przez członków Komitetu Audytu, zarówno w zakresie kompletności, jak i spełnienia wymogów formalnych.
Następnie Komitet Audytu przeprowadza ocenę złożonych ofert, spełniających warunki formalne, zgodnie z kryteriami wyboru określonymi w dokumentacji przetargowej.
W ramach przeprowadzonej procedury możliwe jest również przeprowadzanie bezpośrednich negocjacji pomiędzy przedstawicielami wybranych firm audytorskich, a właściwymi organami działającymi w ramach struktury STALPROFIL S.A.
7. Wynikiem przeprowadzonej oceny jest sporządzenie sprawozdania przez Komitet Audytu zawierającego wyniki przeprowadzonej oceny oraz rekomendacji zawierającej dwie możliwości wyboru firmy audytorskiej wraz z uzasadnieniem oraz preferencje wobec jednej z nich.
8. Zgodnie ze Statutem STALPROFIL S.A. wyboru firmy audytorskiej dokonuje Rada Nadzorcza w sposób określony w zatwierdzonym przez Radę dokumencie pt. „Polityka wyboru firmy audytorskiej”.
POLITYKA ŚWIADCZENIA DODATKOWYCH USŁUG
PRZEZ FIRMĘ AUDYTORSKĄ
NA RZECZ „STALPROFIL” S.A.
1. Niniejszy dokument określa zasady realizacji usług dodatkowych przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie sprawozdania finansowego lub przez firmę audytorską przeprowadzającą atestację sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju STALPROFIL S.A. za określony rok obrotowy.
2. Biegły rewident lub firma audytorska przeprowadzający ustawowe badania STALPROFIL S.A. ani żaden z członków sieci, do której należy biegły rewident lub firma audytorska, nie może świadczyć bezpośrednio ani pośrednio na rzecz STALPROFIL S.A., ani jednostek przez nią kontrolowanych w ramach Unii żadnych zabronionych usług niebędących badaniem sprawozdań finansowych.
3. Każdorazowe świadczenie dodatkowych usług przez firmę audytorską, podmioty i osoby wskazane w pkt. 2 wymaga uzyskania pisemnej zgody udzielonej przez Komitet Audytu Rady Nadzorczej STALPROFIL S.A.
4. Komitet Audytu przed podjęciem decyzji w zakresie wyrażenia zgody na świadczenie usług dodatkowych dokonuje oceny występujących zagrożeń i zabezpieczeń niezależności zarówno firmy audytorskiej, podmiotów z nią powiązanych , członków sieci w której funkcjonuje firma audytorska oraz kluczowego biegłego rewidenta.
5. Ustala się, zgodnie z art. 5 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 537/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 roku, listę usług zabronionych zarówno mających charakter czynności rewizji finansowej oraz pozostałych, których świadczenie jest niemożliwe przez podmioty wymienione w pkt. 2:
a) usługi podatkowe dotyczące:
• przygotowywania formularzy podatkowych;
• podatków od wynagrodzeń;
• zobowiązań celnych;
• identyfikacji dotacji publicznych i zachęt podatkowych, chyba że wsparcie biegłego rewidenta lub firmy audytorskiej w odniesieniu do takich usług jest wymagane prawem;
• wsparcia dotyczącego kontroli podatkowych prowadzonych przez organy podatkowe, chyba że wsparcie biegłego rewidenta lub firmy audytorskiej w odniesieniu do takich kontroli jest wymagane prawem;
• obliczania podatku bezpośredniego i pośredniego oraz odroczonego podatku dochodowego;
• świadczenia doradztwa podatkowego;
b) usługi obejmujące jakikolwiek udział w zarządzaniu lub w procesie decyzyjnym badanej jednostki,
c) prowadzenia księgowości oraz sporządzaniu dokumentacji księgowej i sprawozdań finansowych, a także sporządzanie sprawozdawczości w zakresie zrównoważonego rozwoju,
d) usług w zakresie wynagrodzeń,
e) opracowania i wdrożenia procedur kontroli wewnętrznej lub procedur zarządzania ryzykiem związanych z przygotowaniem lub kontrolowaniem informacji finansowych, lub opracowanie i wdrażanie technologicznych systemów dotyczących informacji finansowej,
f) usługi w zakresie wyceny, w tym wyceny dokonywane w związku z usługami aktuarialnymi lub usługami wsparcia w zakresie rozwiązywania sporów prawnych,
g) usługi prawne obejmujące:
• Udzielanie ogólnych porad prawnych,
• Negocjowanie w imieniu badanej jednostki,
• Występowanie w charakterze rzecznika w ramach rozstrzygania sporu,
h) usługi związane z funkcją audytu wewnętrznego,
i) usługi związane z finansowaniem, strukturą kapitałową i alokacją kapitału oraz strategią inwestycyjną STALPROFIL S.A. z wyjątkiem świadczenia usług atestacyjnych w związku ze sprawozdaniem finansowym, takich jak wydawanie listów poświadczających w związku ze sporządzonym prospektem,
j) prowadzenie działań promocyjnych i prowadzenie obrotu akcjami na rachunek własny podmiotów wymienionych w pkt. 2 lub gwarantowanie emisji akcji,
k) usługi w zakresie zasobów ludzkich w odniesieniu do:
• kadry kierowniczej mogącej wywierać znaczący wpływ na przygotowywanie dokumentacji rachunkowej lub sprawozdań finansowych podlegających badaniu ustawowemu, jeżeli takie usługi obejmują:
- poszukiwanie lub dobór kandydatów na takie stanowiska, lub
- przeprowadzanie kontroli referencji kandydatów na takie stanowiska;
• opracowywania struktury organizacyjnej; oraz
• kontroli kosztów.
l) inne usługi nie będące czynnościami rewizji finansowej .
6) Zakaz świadczenia usług wymienionych w pkt. 5 przez podmioty określone w pkt. 2 dotyczy okresu od rozpoczęcia badanego okresu do wydania sprawozdania z badania, a w przypadku usług wymienionych prawnych wymienionych w pkt. 5 litera g) dodatkowo roku obrotowego bezpośrednio poprzedzającego okres badany.
7) Podmioty wymienione w pkt.2 mogą wykonywać usługi wymienione w pkt. 7 po uzyskaniu zgody Komitetu Audytu, co dotyczy niżej wymienionych usług:
a) usług przeprowadzenia procedur należytej staranności (due diligence) w zakresie kondycji ekonomiczno – finansowej oraz wydawania listów poświadczających wykonywanych w związku z prospektem emisyjnym sporządzanym przez STALPROFIL S.A. zgodnie z krajowymi standardami usług pokrewnych i polegających na przeprowadzenie uzgodnionych procedur,
b) usług atestacyjnych w zakresie informacji finansowych pro forma, prognoz wyników lub wyników finansowych zamieszczanych w prospekcie emisyjnym sporządzanym przez STALPROFIL S.A.,
c) badania historycznych informacji finansowych do prospektu, o którym mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1129 z dnia 14 czerwca 2017 r. w sprawie prospektu, który ma być publikowany w związku z ofertą publiczną papierów wartościowych lub dopuszczeniem ich do obrotu na rynku regulowanym, oraz uchylenia dyrektywy 2003/71/WE,
d) weryfikacji pakietów konsolidacyjnych sporządzonych przez STALPROFIL S.A,
e) potwierdzenia spełnienia warunków zawartych umów kredytowych lub innych umów związanych z finansowaniem na podstawie analizy informacji finansowych pochodzących ze zbadanych przez daną firmę audytorską sprawozdań finansowych lub ze śródrocznych sprawozdań finansowych, f) usług atestacyjnych w zakresie sprawozdawczości dotyczącej ładu korporacyjnego, zarządzania ryzykiem oraz społecznej odpowiedzialności biznesu,
g) usług polegających na ocenie zgodności informacji ujawnianych przez instytucje finansowe i firmy inwestycyjne z wymogami w zakresie ujawniania informacji dotyczących adekwatności kapitałowej oraz zmiennych składników wynagrodzeń,
h) poświadczeń dotyczących sprawozdań lub innych informacji finansowych przeznaczonych dla organów nadzoru, rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego spółki lub właścicieli, wykraczające poza zakres badania ustawowego i mające pomóc tym organom w wypełnianiu ich ustawowych obowiązków,
i) audytów zewnętrznych, o których mowa w ust. 4 lub 12 załącznika I lub ust. 18 załącznika II do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1011 z dnia 8 czerwca 2016 r. w sprawie indeksów stosowanych jako wskaźniki referencyjne w instrumentach finansowych i umowach finansowych lub do pomiaru wyników funduszy inwestycyjnych i zmieniającego dyrektywy 2008/48/WE i 2014/17/UE oraz rozporządzenie (UE) nr 596/2014 (Dz. Urz. UE L 171 z 29.06.2016, str. 1, z późn. zm.).
8) Firma audytorska przeprowadzająca atestację sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju STALPROFIL S.A. ani żaden z członków sieci, do której należy firma audytorska, nie mogą świadczyć bezpośrednio ani pośrednio na rzecz STALPROFIL S.A. podlegającej atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju ani na rzecz jednostek przez nią kontrolowanych w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego usług wymienionych w pkt. 5) lit. b i c oraz lit. e-k.
9) Zakaz świadczenia usług z pkt 8) obowiązuje w okresie od rozpoczęcia roku obrotowego, którego dotyczy sprawozdawczość zrównoważonego rozwoju podlegająca atestacji, do wydania sprawozdania z atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, a w przypadku, o którym mowa w 5) lit. e) w roku obrotowym bezpośrednio poprzedzającym okres badany.10) Podmioty wymienione w pkt 8 mogą świadczyć usługi niebędące badaniem inne niż zabronione usługi niebędące badaniem, o których mowa w pkt. 8) na rzecz spółki STALPROFIL S.A. podlegającej atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, lub jednostek przez nią kontrolowanych po uzyskaniu zgody Komitetu Audytu.
11) Po uzyskaniu zgody Komitetu Audytu firma audytorska przeprowadzająca jednocześnie atestację sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju i badanie ustawowe STALPROFIL S.A. oraz każdy członek jej sieci mogą świadczyć usługi niebędące badaniem inne niż zabronione usługi niebędące badaniem, o których mowa w pkt 5 ust. 1, na rzecz spółki STALPROFIL S.A. podlegającej atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju oraz jednostek przez nią kontrolowanych.
12) Komitet Audytu przed przyznaniem zgody dla czynności w pkt 10) i 11) dokonuje właściwej oceny zagrożeń dla niezależności oraz zabezpieczeń zastosowanych zgodnie z art. 74 ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich i nadzorze publicznym.