POLITYKA WYBORU FIRMY AUDYTORSKIEJ
W „STALPROFIL” S.A.
1. Niniejsza polityka wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania sprawozdań finansowych Stalprofil S.A. została opracowana na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 537/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 roku w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących ustawowych badań sprawozdań finansowych jednostek interesu publicznego, uchylające decyzje Komisji 2005/909 WE oraz ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym.
2. Zgodnie ze Statutem STALPROFIL S.A., wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych dokonuje Rada Nadzorcza. Wyboru tego dokonuje na podstawie rekomendacji Komitetu Audytu.
3. Komitet Audytu składa rekomendację dla Rady Nadzorczej, po przeprowadzeniu postępowania ofertowego na badanie sprawozdań finansowych STALPROFIL S.A., przeprowadzonego zgodnie z „Procedurą wyboru firmy audytorskiej w STALPROFIL S.A.”, przygotowaną przez Komitet Audytu i zatwierdzoną przez Radę Nadzorczą.
4. Rekomendacja Komitetu Audytu dla Rady Nadzorczej zawiera przynajmniej dwie proponowane firmy, najlepsze spośród tych, które złożyły oferty, wraz z uzasadnieniem oraz wskazanie preferencji Komitetu Audytu wobec jednej z nich, z uzasadnieniem. Rekomendacja, Komitetu Audytu powinna zawierać: (a) zapewnienie, że jest ona wolna od wpływów osób trzecich oraz (b) stwierdzenie, czy STALPROFIL S.A. zawierał umowy zawierające klauzule, o których mowa w art. 66 ust. 5 a ustawy o rachunkowości.
5. Jeżeli decyzja Rady Nadzorczej STALPROFIL S.A. odbiega od rekomendacji Komitetu Audytu, wówczas Rada Nadzorcza zobowiązana jest pisemnie uzasadnić przyczyny niezastosowania się do rekomendacji Komitetu Audytu i przekazać uzasadnienie podjętej decyzji Walnemu Zgromadzeniu Akcjonariuszy.
6. Maksymalny okres nieprzerwanego trwania zleceń badań sprawozdań finansowych, sporządzonych przez STALPROFIL S.A. przeprowadzanych przez tą samą firmę audytorską lub firmę audytorską powiązaną z tą firmą lub jakiegokolwiek członka sieci działającego w państwach Unii Europejskiej, do której należą te firmy audytorskie nie może przekraczać 5 lat z uwzględnieniem przepisów przejściowych zawartych w artykule 41 Rozporządzenia UE nr 537/2014 oraz wyjaśnień zawartych w piśmie Ministerstwa Finansów/Departamentu Rachunkowości i Rewizji finansowej z dnia 24 listopada 2017 roku, znak DR2.5201.29.2017.
7. Kluczowy biegły rewident nie może przeprowadzać badania sprawozdań finansowych STALPROFIL S.A. przez okres dłuższy niż 5 lat. Może on ponownie przeprowadzić badania sprawozdań sporządzonych przez STALPROFIL S.A. po upływie co najmniej 3 lat od zakończenia ostatniego badania.
8. Umowa z firmą audytorską może zostać zawarta przez STALPROFIL S.A. na okres nie krótszy niż 2 lata i nie dłuższy niż 5 lat.
PROCEDURA WYBORU FIRMY AUDYTORSKIEJ
W „STALPROFIL” S.A.
1. Odpowiedzialność za przeprowadzenie procesu wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych STALPROFIL S.A., ponosi Rada Nadzorcza, a w szczególności działający w jej strukturze Komitet Audytu.
2. Procedura wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych obejmuje 6 etapów:
a) przygotowanie przez Komitet Audytu dokumentacji przetargowej skierowanej do firm audytorskich zainteresowanych złożeniem oferty, zawierającej między innymi przejrzyste i niedyskryminujące kryteria wyboru firmy audytorskiej,
b) publikacja przez STALPROFIL SA zaproszenia do składania ofert na badanie sprawozdań finansowych STALPROFIL S.A.,
c) ocena przez Komitet Audytu ofert złożonych przez firmy audytorskie, zgodnie z określonymi kryteriami wyboru, zawartymi w dokumentacji przetargowej,
d) przygotowanie przez Komitet Audytu sprawozdania zawierającego wnioski z przeprowadzonego ww. postępowania ofertowego,
e) przygotowanie przez Komitet Audytu rekomendacji dla Rady Nadzorczej, zawierającej wskazanie dwóch wyłonionych, najlepszych firm audytorskich z uzasadnieniem tej propozycji oraz wskazanie firmy, którą Komitet Audytu rekomenduje, z uzasadnieniem,
f) podjęcie uchwały przez Radę Nadzorczą w sprawie wyboru firmy audytorskiej.
3. Dokumentacja przetargowa przygotowana przez Komitet Audytu, przy wsparciu Biura Zarządu STALPROFIL S.A., zawiera co najmniej:
a) szczegółowy opis przedmiotu oczekiwanej oferty,
b) wykaz sprawozdań finansowych, które będą podlegały badaniu i przeglądowi z określeniem lat obrotowych,
c) preferowane terminy rozpoczęcia i zakończenia badania sprawozdań finansowych i przekazania raportów i opinii z badania przez firmę audytorską,
d) informacje o STALPROFIL S.A. i jej grupie kapitałowej,
e) stosowane w grupie kapitałowej STALPROFIL S.A. standardy sporządzania sprawozdań finansowych,
f) określenie szczegółowych kryteriów wyboru firmy audytorskiej.
4. W procesie wyboru firmy audytorskiej stosuje się następujące ogólne kryteria:
a) pozycja na rynku usług audytorskich podmiotów przeprowadzających badanie jednostek zainteresowania publicznego, w tym spółek giełdowych,
b) znajomość branży, w której funkcjonuje jednostka dominująca i spółki zależne,
c) oczekiwane wynagrodzenie za badanie sprawozdań finansowych wraz z kosztami dodatkowymi,
d) warunki płatności wynagrodzenia,
e) proponowana przez audytora metoda badania,
f) reputacja firmy audytorskiej i potwierdzenie należytej jakości realizowanych usług badania sprawozdań finansowych,
g) zakres i wysokość ubezpieczenia firmy audytorskiej.
5. Publikacja przez STALPROFIL S.A. zaproszenia do składania ofert na badanie sprawozdań finansowych, skierowanego do firm audytorskich, będzie dokonywana w jednym z mediów publicznych oraz na stronie internetowej STALPROFIL S.A. www.stalprofil.com.pl
Zaproszenie to powinno zawierać:
a) wykaz sprawozdań finansowych podlegających badaniu i przeglądowi z określeniem lat obrotowych,
b) wskazanie adresu strony internetowej STALPROFIL S.A., na której zamieszczono informacje o zakresie działalności jednostki dominującej i grupy kapitałowej oraz szczegółowe kryteria wyboru firmy audytorskiej,
c) wykaz dokumentów, które powinny być załączone do sporządzonych ofert,
d) termin składania ofert i adres, na który winny być złożone.
6. Nadesłane przez firmy audytorskie oferty są sprawdzane przez członków Komitetu Audytu, zarówno w zakresie kompletności, jak i spełnienia wymogów formalnych.
Następnie Komitet Audytu przeprowadza ocenę złożonych ofert, spełniających warunki formalne, zgodnie z kryteriami wyboru określonymi w dokumentacji przetargowej.
W ramach przeprowadzonej procedury możliwe jest również przeprowadzanie bezpośrednich negocjacji pomiędzy przedstawicielami wybranych firm audytorskich, a właściwymi organami działającymi w ramach struktury STALPROFIL S.A.
7. Wynikiem przeprowadzonej oceny jest sporządzenie sprawozdania przez Komitet Audytu zawierającego wyniki przeprowadzonej oceny oraz rekomendacji zawierającej dwie możliwości wyboru firmy audytorskiej wraz z uzasadnieniem oraz preferencje wobec jednej z nich.
8. Zgodnie ze Statutem STALPROFIL S.A. wyboru firmy audytorskiej dokonuje Rada Nadzorcza w sposób określony w zatwierdzonym przez Radę dokumencie pt. „Polityka wyboru firmy audytorskiej”.
POLITYKA ŚWIADCZENIA DODATKOWYCH USŁUG
PRZEZ FIRMĘ AUDYTORSKĄ
NA RZECZ „STALPROFIL” S.A.
1. Niniejszy dokument określa zasady realizacji usług dodatkowych przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie sprawozdania finansowego STALPROFIL S.A. za określony rok obrotowy.
2. Zawarte w niniejszym dokumencie regulacje dotyczą świadczenia usług rewizji finansowej oraz innych usług nie będących czynnościami rewizji finansowej przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, podmioty powiązane oraz członków sieci do której należy firma audytorska na rzecz STALPROFIL S.A. oraz jednostek przez nią kontrolowanych.
3. Każdorazowe świadczenie dodatkowych usług przez firmę audytorską, podmioty i osoby wskazane w pkt. 2 wymaga uzyskania pisemnej zgody udzielonej przez Komitet Audytu Rady Nadzorczej STALPROFIL S.A.
4. Komitet Audytu przed podjęciem decyzji w zakresie wyrażenia zgody na świadczenie usług dodatkowych dokonuje oceny występujących zagrożeń i zabezpieczeń niezależności zarówno firmy audytorskiej, podmiotów z nią powiązanych , członków sieci w której funkcjonuje firma audytorska oraz kluczowego biegłego rewidenta.
5. Ustala się listę usług zabronionych zarówno mających charakter czynności rewizji finansowej oraz pozostałych, których świadczenie jest niemożliwe przez podmioty wymienione w pkt. 2:
a) usługi podatkowe dotyczące:
• Przygotowania deklaracji podatkowych, obliczania podatków i zobowiązań celnych,
• Identyfikacji dotacji publicznych i zachęt podatkowych, nie wymagających zgodnie z przepisami prawa wsparcia biegłego rewidenta i firmy audytorskiej,
• Wsparcia dotyczącego kontroli podatkowych prowadzonych przez organy podatkowe, chyba że, wsparcie takie jest wymagane przepisami prawa,
• Świadczenia doradztwa podatkowego,
b) usługi obejmujące jakikolwiek udział w zarządzaniu lub w procesie decyzyjnym badanej jednostki,
c) prowadzenia księgowości oraz sporządzaniu dokumentacji księgowej i sprawozdań finansowych,
d) usług w zakresie wynagrodzeń,
e) opracowania i wdrożenia procedur kontroli wewnętrznej lub procedur zarządzania ryzykiem związanych z przygotowaniem lub kontrolowaniem informacji finansowych, lub opracowanie i wdrażanie technologicznych systemów dotyczących informacji finansowej,
f) usługi w zakresie wyceny, w tym wyceny dokonywane w związku z usługami aktuarialnymi lub usługami wsparcia w zakresie rozwiązywania sporów prawnych,
g) usługi prawne obejmujące:
• Udzielanie ogólnych porad prawnych,
• Negocjowanie w imieniu badanej jednostki,
• Występowanie w charakterze rzecznika w ramach rozstrzygania sporu,
h) usługi związane z funkcją audytu wewnętrznego,
i) usługi związane z finansowaniem struktury kapitałowej i alokacji kapitału oraz strategią inwestycyjną STALPROFIL S.A. z wyjątkiem usług atestacyjnych w związku ze sprawozdaniem finansowym, takich jak wydawanie listów poświadczających w związku ze sporządzonym prospektem emisyjnym,
j) prowadzenie działań promocyjnych i prowadzenie obrotu akcjami na rachunek własny podmiotów wymienionych w pkt. 2 lub gwarantowanie emisji akcji,
k) usługi w zakresie zasobów ludzkich w odniesieniu do:
• Kady kierowniczej w formie poszukiwania, doboru kandydatów na takie stanowiska lub przeprowadzaniu kontroli referencji na te stanowiska,
• Opracowania struktury organizacyjnej,
• Kontroli kosztów,
l) inne usługi nie będące czynnościami rewizji finansowej .
6) Zakaz świadczenia usług wymienionych w pkt. 5 przez podmioty określone w pkt. 2 dotyczy okresu od rozpoczęcia badanego okresu do wydania sprawozdania z badania, a w przypadku usług wymienionych prawnych wymienionych w pkt. 5 litera g) dodatkowo roku obrotowego bezpośrednio poprzedzającego okres badany.
7) Podmioty wymienione w pkt.2 mogą wykonywać usługi wymienione w pkt. 7 po uzyskaniu zgody Komitetu Audytu, co dotyczy niżej wymienionych usług:
a) usług przeprowadzenia procedur należytej staranności (due diligence) w zakresie kondycji ekonomiczno – finansowej oraz wydawania listów poświadczających wykonywanych w związku z prospektem emisyjnym sporządzanym przez STALPROFIL S.A. zgodnie z krajowymi standardami usług pokrewnych i polegających na przeprowadzenie uzgodnionych procedur,
b) usług atestacyjnych w zakresie informacji finansowych pro forma, prognoz wyników lub wyników finansowych zamieszczanych w prospekcie emisyjnym sporządzanym przez STALPROFIL S.A.,
c) badania historycznych informacji finansowych do prospektu sporządzonego przez STALPROFIL S.A. , o którym mowa w Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 809 /2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. ,
d) weryfikacji pakietów konsolidacyjnych sporządzonych przez STALPROFIL S.A,
e) potwierdzenia spełnienia warunków zawartych umów kredytowych na podstawie analizy informacji finansowych pochodzących ze zbadanych przez firmę audytorską sprawozdań finansowych,
f) usług atestacyjnych w zakresie sprawozdawczości dotyczącej ładu korporacyjnego, zarządzania ryzykiem oraz społecznej odpowiedzialności biznesu ,
g)sporządzania poświadczeń dotyczących sprawozdań lub innych informacji finansowych przeznaczonych dla Rady Nadzorczej, właścicieli, wykraczających poza zakres badania sprawozdań finansowych i mających pomóc tym organom w wypełnianiu ich ustawowych obowiązków.