1. Podstawa prawna opracowania
1.1. Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. 1994 nr 24 poz. 83).
1.2. Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług droga elektroniczną (Dz. U. 2020.344 t.j.).
1.3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwane RODO lub GDPR albo Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych dalej RODO.
2. Podstawowe definicje
2.1. Wideokonferencja – wirtualne spotkanie. Oparta jest na przesyłaniu między sobą przez uczestników spotkania danych, a pomocą urządzeń tych uczestników (komputer, tablet, smartfon, telewizor), przez Internet, do dostawcy usługi wideokonferencji, gdzie dane te są przetwarzane i następnie przesyłane zwrotnie do uczestników spotkania – w czasie rzeczywistym .
2.2. Moderator – osoba odpowiedzialna za organizację i przebieg wideokonferencji.
2.3. STALPROFIL – STALPROFIL S.A. w Dąbrowie Górniczej.
2.4. Administrator danych osobowych – w trakcie wideokonferencji to ten podmiot, który konferencję organizuje. W sytuacjach, gdy STALPROFIL S.A. nie jest organizatorem Wideokonferencji (np. udział pracowników w szkoleniach organizowanych przez inne podmioty) nie pełni ona roli Administratora.
2.5. Podmiot przetwarzający - dostawca platformy wykorzystywanej w trakcie wideokonferencji jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 28 RODO.
2.6. Klauzula informacyjna – to formuła tekstowa opracowana przez Administratora danych skierowana do podmiotu danych osobowych. Klauzula ta zawiera m.in. oznaczenie Administratora, cel przetwarzania i podstawowe prawa podmiotów danych.
3. Postanowienia ogólne
3.1. Niniejszy Regulamin określa rodzaj i zakres działania w postaci Wideokonferencji oraz warunki uczestnictwa w niej, a także zasady dotyczące ochrony danych osobowych w ramach Wideokonferencji
3.2. Zakazane jest dostarczanie podczas Wideokonferencji treści o charakterze bezprawnym.
3.3. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Wideokonferencji wymaga poszanowania praw i wolności osób fizycznych oraz zapewnienia bezpieczeństwa tych osób, danych osobowych i systemów informatycznych.
3.4. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Wideokonferencji musi odbywać się z poszanowaniem zasad wynikających z art. 5 RODO, czyli dane osobowe muszą być:
- przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”),
- zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”),
- adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”),
- prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”),
- przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.
4. Wymagania techniczne
4.1. Wideokonferencje odbywają się za pośrednictwem wskazanej przez organizatora platformy przeznaczonej do pracy zdalnej tj. oprogramowania Zoom, dostępnego dla pracowników STALPROFIL w ramach licencji biznesowej zakupionej przez STALPROFIL.
4.2. Platforma do obsługi Wideokonferencji gwarantuje, że dane osobowe powierzone w ramach konferencji, przetwarzane są na terenie UE oraz umożliwia z korzystania z funkcji programów, które obejmują możliwość wyboru uczestników (opcja „poczekalnia”) lub możliwości ograniczenia korzystania z kamery lub mikrofonu, a także zarządzania ustawieniami ekranu.
4.3. Obowiązkiem ASI jest wydanie zalecenia, co do wersji oprogramowania, z którego należy korzystać (należy określić wersję oprogramowania oraz rodzaj oprogramowania tj. webowy lub desktopowy). W przypadku korzystania z platformy za pośrednictwem programu komputerowego lub aplikacji mobilnej wymagane jest użycie ich najnowszej wersji udostępnionej przez dostawcę.
4.4. W przypadku korzystania z platformy za pośrednictwem strony internetowej wymagane jest użycie rekomendowanych przez dostawcę usługi przeglądarek internetowych.
4.5. Szczegółowe wymagania techniczne, zasady użytkowania, polityka prywatności oraz opis zabezpieczeń zastosowanych w platformie znajdują się na stronie internetowej dostawcy usługi.
5. Organizacja spotkania
5.1. W celu korzystania z platformy nie jest wymagane założenie imiennego konta użytkownika. Dopuszcza się możliwość korzystania z platformy jako gość. Zaleca się jednak, aby w wideokonferencjach organizowanych przez Pracodawcę korzystać z kont zarejestrowanych użytkowników (imienne konta).
5.2. Uczestnicy otrzymują na wskazane w procesie rejestracyjnym adresy poczty elektronicznej hiperłącze, umożliwiające zalogowanie się wraz z instrukcją dołączania do spotkania. W przypadku Wideokonferencji organizowanych przez STALPROFIL (personel STALPROFIL), wraz z przesłaniem hiperłącza, należy przesłać uczestnikom link do Klauzuli informacyjnej dostępnej na stronie: www.stalprofil.com.pl/strony/polityka-prywatnosci oraz link do niniejszego regulaminu, dostępnego na stronie: https://www.stalprofil.com.pl/strony/polityka-prowadzenia-wideokonferencji
5.3. Uczestnik obowiązany jest zalogować się do platformy oraz uczestniczyć w spotkaniu zgodnie ze wskazaniami organizatora.
5.4. Dla każdej wideokonferencji organizator ustanawia Moderatora, który udziela głosu uczestnikom oraz ma możliwość nagrywania spotkania.
5.5. Uczestnicy spotkania są zobowiązani do:
- posługiwania się rzeczywistym imieniem, nazwiskiem oraz nazwą reprezentowanej jednostki;
- niepodejmowania żadnych działań zakłócających pracę innych uczestników, a także mających na celu uzyskanie nieuprawnionego dostępu do platformy, przejęcie kontroli nad spotkaniem czy zniszczenie zasobów;
- nieudostępniania osobom trzecim danych dostępu do spotkania;
- zakazana jest w trakcie spotkania wszelka aktywność uczestników o charakterze bezprawnym, w szczególności: publikowanie treści, których udostępnianie jest zakazane przez przepisy prawa, naruszanie praw autorskich i praw pokrewnych oraz dóbr osobistych, zakłócanie przebiegu spotkania, działania systemów komputerowych, serwerów i sieci, podszywanie się pod tożsamość administratorów lub innych uczestników.
5.6. Organizator ma prawo do odebrania uczestnikowi dostępu do spotkania w przypadku naruszania przez Uczestnika postanowień Regulaminu.
6. Zakres danych przetwarzanych w trakcie Wideokonferencji:
6.1. Podstawowe dane, których zakres jest uzależniony od sposobu korzystania z platformy, w szczególności jest to: imię, nazwisko, email, telefon, login, hasło, nazwa organizacji, awatar.
6.2. Treści: dane zawarte w konwersacji (obraz, dźwięk, pliki, czaty) – są to dane nieustrukturyzowane.
6.3. Dane techniczne/telemetryczne: IP, lokalizacja, cechy sprzętu, natężenie ruchu.
7. Uwagi praktyczne
7.1. Zadania Moderatora:
- Organizując Wideokonferencję należy korzystać z opcji „poczekalnia” tak, aby kontrolować udział uczestników w Wideokonferencji.
- Przed nagrywaniem spotkania Moderator zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie użytkowników spotkania.
- Moderator odpowiedzialny jest za dystrybucję dedykowanych konkretnym uczestnikom spotkania zaproszeń.
- Moderator przekazuje uczestnikom spotkania klauzulę informacyjną zawierającą informacje, o których jest mowa w art. 13 RODO. Klauzula ta, lub link do niej, powinien zostać umieszczony w zaproszeniu na szkolenie.
- Zaleca się Moderatorowi korzystania z opcji wyciszenia wszystkich uczestników i wyłączenia kamer.
7.2. Każdy użytkownik biorący udział w Wideokonferencji zobowiązany jest do przestrzegania niniejszych zasad:
- Uczestnik spotkania korzysta ze swojego służbowego adresu email. Niedopuszczalne jest korzystanie z adresów prywatnych.
- Zawsze należy korzystać z najbardziej aktualnej wersji oprogramowania.
- Należy unikać podawania zbyt dużej ilości danych osobowych w trakcie Wideokonferencji. W większości sytuacji wystarczy korzystanie z imienia, nazwiska lub imiennego adresu email. Jeżeli program, który będzie wykorzystywany do prowadzenia Wideokonferencji posiada możliwość centralnego zarządzania zakresem danych podawanych przez użytkownika, zadaniem Moderatora jest określenie minimalnego zakresu danych wymaganych do autoryzacji.
- Świadome korzystanie z mikrofonu i kamery – logując się do Wideokonferencji należy wyłączyć kamerę i mikrofon i włączyć je dopiero kiedy będzie taka potrzeba. Ze względu na zapewnienie prywatności użytkownik powinien zwracać szczególną uwagę na wyłączanie kamery i mikrofonu po zakończeniu Wideokonferencji. Powinien także zwracać szczególną uwagę na ryzyko związane z przypadkowym włączeniem kamery lub mikrofonu. Zaleca się korzystanie z zasłon na kamery.
- Kamera powinna być tak ustawiona aby nie obejmowała ona swoim zasięgiem zbyt dużego terenu, który nie jest przeznaczony do publicznego widoku (należy zwracać uwagę na prawidłową organizację miejsca pracy – należy usuwać wszelkie dokumenty, które uczestnicy Wideokonferencji nie powinni oglądać). Jeżeli jest taka możliwość należy korzystać z opcji rozmywania tła.
- Zasada czystego pulpitu – należy zwracać szczególną uwagę na treści pulpitu udostępniane innym użytkownikom. Zaleca się, aby przed rozpoczęciem Wideokonferencji pozamykać wszelki otwarte dokumenty i katalogi.
- Osoby postronne – stanowisko pracy należy tak zorganizować, aby zminimalizować ryzyko pojawiania się w trakcie Wideokonferencji osoby postronnej.
- Nie jest dopuszczalne udostępnianie linków do Wideokonferencji w ogólnodostępnym miejscach np. media społecznościowe. Zaleca się udostępnianie w sposób ustalony z uczestnikami spotkania np. na wskazany adres poczty służbowej
- Po zakończeniu Wideokonferencji należy wyłączyć kamerę i mikrofon, wylogować się i zamknąć aplikację. Należy sprawdzić czy aplikacja nie działa w tle.
- W trakcie udziału w Wideokonferencji nie zaleca się prowadzenia rozmów (np. telefonicznych). W sytuacji, gdy przeprowadzenie rozmowy jest konieczne należy bezwzględnie wyłączyć kamerę oraz mikrofon.
- O wszelkich problemach technicznych użytkownik niezwłocznie informuje organizatora.
8. Utrwalanie przebiegu Wideokonferencji
8.1. Organizator (Moderator) ma prawo do rejestracji dźwiękowej przebiegu spotkania oraz prawo do wykonywania zrzutów ekranu (tzw. print screen) w trakcie trwania spotkania, na potrzeby działalności STALPROFIL, w tym dokumentowania przebiegu spotkania. Nagrania nie są udostępniane uczestnikom oraz podmiotom trzecim. Zabronione jest nagrywanie wideokonferencji przez uczestników innych niż Moderator, chyba że strony spotkania ustalą inaczej. Do nagrań ma zastosowanie pkt 6 powyżej.
8.2. Przed rozpoczęciem nagrywania należy wyraźnie określić cel takiego postępowania oraz okres, przez który nagrania będą przechowywane.
8.3. Obowiązkiem Moderatora jest poinformowanie uczestników przed rozpoczęciem nagrywania (np. w zaproszeniu), że spotkanie będzie nagrywane. Musi on także przekazać wszystkie informacje, o których mowa w punkcie 6.5 niniejszego dokumentu.
8.4. Należy określić sposób zabezpieczenia nagrania przed dostępem osób trzecich.