REGULAMIN KONFERENCJI
Fundacji STALPROFIL imienia Jerzego Bernharda
1. Podstawa prawna opracowania
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwane RODO lub GDPR albo Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych dalej RODO.
2. Podstawowe definicje
Wideokonferencja – wirtualne spotkanie. Oparta jest na przesyłaniu między sobą przez uczestników spotkania danych, a pomocą urządzeń tych uczestników (komputer, tablet, smartfon, telewizor), przez Internet, do dostawcy usługi wideokonferencji, gdzie dane te są przetwarzane i następnie przesyłane zwrotnie do uczestników spotkania – w czasie rzeczywistym .
Konferencja stacjonarna - spotkanie stacjonarne
Konferencja – Wideokonferencja lub Konferencja stacjonarna
Moderator – osoba odpowiedzialna za organizację i przebieg Wideokonferencji lub Konferencji.
Fundacja STALPROFIL – Fundacja STALPROFIL imienia Jerzego Bernharda w Dąbrowie Górniczej.
Administrator danych osobowych – organizator Wideokonferencji lub Konferencji Stacjonarnej tj. Fundacja STALPROFIL.
Podmiot przetwarzający - dostawca platformy wykorzystywanej w trakcie Wideokonferencji jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 28 RODO.
Klauzula informacyjna – to formuła tekstowa opracowana przez Administratora danych skierowana do podmiotu danych osobowych. Klauzula ta zawiera m.in. oznaczenie Administratora, cel przetwarzania i podstawowe prawa podmiotów danych.
3. Postanowienia ogólne
Niniejszy Regulamin określa rodzaj i zakres działania w postaci Wideokonferencji lub Konferencji Stacjonarnej oraz warunki uczestnictwa w niej, a także zasady dotyczące ochrony danych osobowych w ramach Wideokonferencji lub Konferencji Stacjonarnej.
Zakazane jest dostarczanie podczas Wideokonferencji lub Konferencji Stacjonarnej treści o charakterze bezprawnym.
Przetwarzanie danych osobowych w ramach Wideokonferencji lub Konferencji Stacjonarnej wymaga poszanowania praw i wolności osób fizycznych oraz zapewnienia bezpieczeństwa tych osób, danych osobowych i systemów informatycznych.
Przetwarzanie danych osobowych w ramach Wideokonferencji lub Konferencji Stacjonarnej musi odbywać się z poszanowaniem zasad wynikających z art. 5 RODO, czyli dane osobowe muszą być:
- przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”),
- zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”),
- adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”),
- prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”),
- przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.
4. Wymagania techniczne
Wideokonferencje odbywają się za pośrednictwem wskazanej przez organizatora platformy przeznaczonej do pracy zdalnej.
Platforma do obsługi Wideokonferencji gwarantuje, że dane osobowe powierzone w ramach konferencji, przetwarzane są na terenie UE oraz umożliwia z korzystania z funkcji programów, które obejmują możliwości ograniczenia korzystania z kamery lub mikrofonu, a także zarządzania ustawieniami ekranu.
W przypadku korzystania z platformy za pośrednictwem strony internetowej wymagane jest użycie rekomendowanych przez dostawcę usługi przeglądarek internetowych.
Szczegółowe wymagania techniczne, zasady użytkowania, polityka prywatności oraz opis zabezpieczeń zastosowanych w platformie znajdują się na stronie internetowej dostawcy usługi.
5. Organizacja Konferencji
W celu korzystania z platformy nie jest wymagane założenie imiennego konta użytkownika. Dopuszcza się możliwość korzystania z platformy jako gość.
Uczestnicy otrzymują na wskazane w procesie rejestracyjnym adresy poczty elektronicznej hiperłącze, umożliwiające zalogowanie się wraz z instrukcją dołączania do spotkania.
Uczestnikom Konferencji należy udostępnić link do Klauzuli informacyjnej oraz link do niniejszego regulaminu, dostępnych na stronie internetowej Fundacji
Uczestnik obowiązany jest zalogować się do platformy oraz uczestniczyć w spotkaniu zgodnie ze wskazaniami organizatora.
Dla każdej Konferencji organizator ustanawia Moderatora, który udziela głosu uczestnikom oraz ma możliwość nagrywania Konferencji.
Uczestnicy Konferencji są zobowiązani do:
- posługiwania się rzeczywistym imieniem i nazwiskiem;
- niepodejmowania żadnych działań zakłócających pracę innych uczestników, a także mających na celu uzyskanie nieuprawnionego dostępu do platformy, przejęcie kontroli nad spotkaniem czy zniszczenie zasobów;
- zakazana jest w trakcie spotkania wszelka aktywność uczestników o charakterze bezprawnym, w szczególności: wygłaszanie lub publikowanie treści, których udostępnianie jest zakazane przez przepisy prawa, naruszanie praw autorskich i praw pokrewnych oraz dóbr osobistych, zakłócanie przebiegu spotkania, działania systemów komputerowych, serwerów i sieci, podszywanie się pod tożsamość organizatora lub innych uczestników.
Organizator ma prawo do odebrania uczestnikowi dostępu do spotkania w przypadku naruszania przez Uczestnika postanowień Regulaminu.
6. Zakres danych przetwarzanych w trakcie Wideokonferencji lub Konferencji Stacjonarnej:
Wideokonferencja: Podstawowe dane, których zakres jest uzależniony od sposobu korzystania z platformy, w szczególności jest to: imię, nazwisko, email,wizerunek; Konferencja: imię i nazwisko
Treści: dane zawarte w konwersacji (obraz, dźwięk, pliki, czaty) – są to dane nieustrukturyzowane.
Dane techniczne/telemetryczne: IP, lokalizacja, cechy sprzętu, natężenie ruchu.
7. Uwagi praktyczne
Zadania Moderatora:
- Przed nagrywaniem spotkania Moderator zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie użytkowników Konferencji.
- Moderator odpowiedzialny jest za dystrybucję dedykowanych konkretnym uczestnikom Konferencji zaproszeń.
- Moderator przekazuje uczestnikom Konferencji klauzulę informacyjną zawierającą informacje, o których jest mowa w art. 13 RODO lub link do niej. Klauzula ta, lub link do niej, powinien zostać przekazany przed spotkaniem.
- Zaleca się Moderatorowi korzystania z opcji wyciszenia wszystkich uczestników i wyłączenia kamer.
Każdy użytkownik biorący udział w Wideokonferencji zobowiązany jest do przestrzegania niniejszych zasad:
- Świadome korzystanie z mikrofonu i kamery – logując się do Wideokonferencji należy wyłączyć kamerę i mikrofon i włączyć je dopiero kiedy będzie taka potrzeba. Ze względu na zapewnienie prywatności użytkownik powinien zwracać szczególną uwagę na wyłączanie kamery i mikrofonu po zakończeniu Wideokonferencji. Powinien także zwracać szczególną uwagę na ryzyko związane z przypadkowym włączeniem kamery lub mikrofonu. Zaleca się korzystanie z zasłon na kamery.
- Kamera powinna być tak ustawiona aby nie obejmowała ona swoim zasięgiem zbyt dużego terenu, który nie jest przeznaczony do publicznego widoku (należy zwracać uwagę na prawidłową organizację miejsca pracy – należy usuwać wszelkie dokumenty, które uczestnicy Wideokonferencji nie powinni oglądać). Jeżeli jest taka możliwość należy korzystać z opcji rozmywania tła.
- Zasada czystego pulpitu – należy zwracać szczególną uwagę na treści pulpitu udostępniane innym użytkownikom. Zaleca się, aby przed rozpoczęciem Wideokonferencji pozamykać wszelki otwarte dokumenty i katalogi.
- Osoby postronne –uczestnictwo w Wideokonferencji należy tak zorganizować, aby zminimalizować ryzyko pojawiania się w trakcie Wideokonferencji osoby postronnej.
- Po zakończeniu Wideokonferencji należy wyłączyć kamerę i mikrofon, wylogować się i zamknąć aplikację. Należy sprawdzić czy aplikacja nie działa w tle.
- W trakcie udziału w Wideokonferencji nie zaleca się prowadzenia rozmów (np. telefonicznych). W sytuacji, gdy przeprowadzenie rozmowy jest konieczne należy bezwzględnie wyłączyć kamerę oraz mikrofon.
- O wszelkich problemach technicznych użytkownik niezwłocznie informuje organizatora.
8. Utrwalanie przebiegu Wideokonferencji lub Konferencji
Organizator (Moderator) ma prawo do rejestracji dźwiękowej przebiegu Konferencji oraz prawo do wykonywania zrzutów ekranu (tzw. print screen) w trakcie trwania Wideokonferencji, na potrzeby działalności Organizatora, w tym dokumentowania odbycia się i przebiegu Konferencji. Nagrania nie są udostępniane uczestnikom oraz podmiotom trzecim. Zabronione jest nagrywanie przez uczestników innych niż Moderator, chyba że strony spotkania ustalą inaczej. Do nagrań ma zastosowanie pkt 6 powyżej oraz Klauzula Informacyjna, o której mowa w pkt 7 powyżej.
Obowiązkiem Moderatora jest poinformowanie uczestników przed rozpoczęciem nagrywania (np. w zaproszeniu), że Konferencja będzie nagrywana.
Należy określić sposób zabezpieczenia nagrania przed dostępem osób trzecich.